わかりやすく伝わる話し方【PREPの法則】

「で？結局何が言いたいの？」

丁寧に説明しているつもりなのに、
話ばかり長くなって、結局わかりにくいって言われる・・・

また、そう言われれば言われるほど
焦ってまとまりがつかなくなってしまう。

実はこれ、話の順番を変えるだけで
びっくりするほどわかりやすく伝わるって、知ってましたか？

そんなことで解決するほどカンタンなら、上司から「結論から言って」なんて言われてないんだけど・・

大丈夫。

一つ、あるコツさえ押さえれば、もうほとんど整ったようなもの。
話を分かりやすく誤解なく伝えられるというのは、仕事の評価に直結します。
周りのあなたを見る目も変わりますよ！

この記事では、仕事で使える「話をわかりやすく伝える方法」についてお届けします。
是非、最後まで読んで、取り入れてみてくださいね。

Contents

話をわかりやすく伝える「PREPの法則」
- 結論から話すと何が変わる？
PREP使う・使わないでどう変わる？
まとめ

話をわかりやすく伝える「PREPの法則」

伝えたいことをわかりやすく＼スパーン／と伝える話し方をする人達には、ある特徴があります。
それは、「結論から話す」ことが多い。

実はこれ、話す順番を定めた「PREPの法則」という型にそった話し方なんです。

つまり、分かりやすく話せる人が特別頭が良いとか、話し上手だからという個人の能力に差があるわけじゃない。

これをマスターすれば、伝えたいことがぼやけたり、誤解を招くことも防げます。
話が長くなりがちな人も、聞きやすい形に・短く・まとめられるようになりますよ。

サクッと構成を覚えてしまいましょう♪

話す順番がすべてを制する

PREPの法則とは、話のPoint（ポイント）、Reason（理由）、Example（例）、最後にもう一度Point（ポイント）の順で話を進める「型」のことで、頭文字を取ってPREP法などと言われています。

P　Point（結論）　　　話の冒頭で結論を伝える

R　Reason（理由） 結論に至った理由を説明する

E　Example（事例）　具体例を挙げて説得力を高める

P　Point（結論）　　　もう一度結論を繰り返す

PREP法を使った話し方とは、この順番を守ること！鉄則！
必ずこの順番通りに話す・・これだけです！

え？

一番大事な「結論」を最初に伝えること。
例外はありません。

話が長くなる癖がある場合は、一つの文章を短く区切る。

接続詞で繋げず、端的に「これは◯◯です。理由は、XXXということによります。」等と、意識的に短くしてPREPの型通りに話す練習をしてみると良いです。

「この報告だけちょっと複雑だから先に背景を理解してもらって・・」
とか、余計なことは考えない。
他所は他所、ウチはウチ！みたいなオカンの理論はここでは捨てましょう。

結論から話すと何が変わる？

なぜ結論から話すかというと、
聞く方にしてみればさっさと結論を知りたいから。

経緯から話始めようものなら「この話はどうなるんだ」

と口に出さなくても、ずーっと考えながら話を聞くことになります。

聞いてるようで、実のところ頭の中では結論をアレコレ考えてたら、
話が入ってこないし、普通に聞き逃しますよね。

でも、結論がわかっていると？
考えながら聞くことがなくなり、ストレスが少ないですよね。
その先の話を落ち着いて聞くことができるから、記憶にも残る。

加えて今の世の中の人は、せっかちです。
特に、報告を受ける側の人は効率の鬼であることが多く、無駄を嫌います。

早く結論を知りたいんです。

せっかちな世の中を生きる私達が、是非とも使いこなしたいスキルということ

PREP使う・使わないでどう変わる？

PREP法は多くが仕事の場面で生きますが、ここからは具体的にどのように使えるのかを見ていきます。

結論から聞けると気持ち穏やか

⚫︎例１　上司への報告
会話のシーンでは資料など目で見て頼りにするものがない分、「結論を先に伝えます」と、相手の意識を集中させるのが最も効果的です。

（P）結論：
本日の商談は、いくつか課題がありましたが、結論から申し上げると契約を取ることができました。

（R）理由：
クライアントの要求に柔軟に対応し、
問題解決へと導く姿勢を示したことで、信頼を得ることができたようです。

（E）事例：
一番の課題はコスト面での調整でしたが、その場で代替案を提示し、クライアントの予算内での提案を行いました。
導入スケジュールについても詳細な説明を行い、不安を解消しました。

（P）結論：
結果として、いくつかの課題が見つかりましたが、クライアントの信頼を獲得し、契約を無事に締結することができました。

⚫︎会議やプレゼンでの事例
PREP法を使ってプレゼン資料を作成すると、企画意図がストレートに伝わり、主張したいことが明確になります。

（P）結論：
出張費を見直すことで、固定費にかかる経費を約15％削減することが可能です。

（R）理由：
その理由は現在、多くの企業がリモート会議などオンラインの活用を勧めていることから、出張する必要性が減少しています。

（E）事例：
例えば、国内出張をオンライン会議に切り替えるだけで、年間の出張費を大幅に削減できます。また、早割や出張パックを利用することで、交通費や宿泊費を約30％の削減ができます。

（P）結論：
したがって、出張費を見直すことで、固定費にかかる経費を約15％削減することが実現可能です。

話す側にとっても、肝心の伝えたいことを「まずはこうです！」と切り出すことで、
「なぜならこんな理由で・・・」
「具体例をあげると・・」
と自然な流れで話を進められる、ということがよくわかりますよね。

PREPを使わずに伝えるとどうなる

上記の例１で、流れのままに報告したケースを見てみましょう。

上司：
今日の商談、どうだった？

社員A：
はい、実は、その場で出てきた要求事項が結構きつくて・・。予算渋られるんですが、要望を取り入れると結局予算オーバーなんですよ。
でもマストなご要望であることも理解できるので、解決策を探っていったところ、同じ品質のものを手配出来る見通しがつきそうなんです。ただ納期が問題で、導入スケジュールの調整をしていただけるとどうにか・・

上司：
結局、契約取れたの、取れなかったの。

社員A：
取れました。

上司：
結果を聞いてるんだからさ・・・

自分にも覚えがあり過ぎて、ちょっと微妙な気分です。
逆の立場ならじれったいし、急いでる時は苛々してしまいそう。

君の武勇伝を聞きたいんじゃない、結果よ。結論よ。ということです。

自分から話にいく場面だけでなく、以下のように立ち話的に聞かれたことにもパッと「結論から」伝えられるよう、日常的に練習を重ねていくのが成長への近道です。

先輩：
あ！B子、頼んでた会議資料、MTG早まったんだけど間に合いそう？

新人B子：
はい！コピー機が故障してて修理待ちですが、15時には部数揃います。

いい感じですね。
これが結論から言わないと、ついこうなりがちです。↓

【Not PREP】
えっと、内容はOKもらって半分まで刷ったんですけど途中でコピー機が故障しちゃって。今業者さんを手配したところなんです。13時過ぎには来るって言ってて・・・

先輩の「会議に間に合うの？間に合わないの？」が聞こえてくるよう。
時間勝負なビジネス現場では特に、これを意識していきましょう。